STANDARD OPERATING PROSEDURE (SOP)
PENGERTIAN
- Standard Operating Prosedure (SOP) adalah dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan SDM Organisasi /perusahaan untuk mencapai tujuannya.
- Standard Operating Prosedure (SOP) memuat serangkaian instruksi secara tertulis tentang kegiatan rutin atau berulang-ulang yang dilakukan oleh sebuah organisasi/perusahaan.
- Standard Operating Prosedure (SOP) merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu
- Standard Operating Prosedure (SOP) dilengkapi dengan referensi, lampiran, formulir, diagram dan alur kerja (flow chart).
TANGGAPAN UMUM KARYAWAN AKAN STANDARD OPERATING PROSEDURE (SOP)
- Tambah Pekerjaan, terkesan dengan adanya SOP pekerjaan administrasi akan semakin banyak.
- SOP Kaku dan tanpa kompromi (sakleg) sehingga dapat menggangu operasional Perusahaaan, SOP memang sudah dibuat baku atas kesepakatan bersama..
- Kerja Takut Salah dan Tidak Percaya Diri, ada budaya di kalangan para pelaksana bahwa semua aktivitas harus benar-benar sesuai dengan SOP
ALASAN MENGAPA PERUSAHAAN MEMBUTUHKAN SOP
- Sebagai panduan dasar dari bekerja
- Sebagai dasar dalam pengembangan system manajemen sumber daya manusia
- Sebagai panduan dan melakukan proses pengukuran manajemen kinerja karyawan
- Sebagai alat untuk menjalankan Program Audit
- Panduan untuk melakukan proses pelatihan
- Panduan untuk menetapkan manpower plan
- Dasar terhadap pengembangan manajemen
- Peningkatan nilai dari sumber daya manusia
- Awal Melangkah menuju Sistem ISO
- Kemudahan untuk perhitungan target penyelesaian pekerjaan
- Budaya kerja yang tinggi
- Implementasi Service Excellent/Pelayanan Prima
- Pengembangan Aspek Leadership/Kepemimpinan
- Memudahkan traceability/penelusuran dari data perusahaan
NILAI POSITIF DARI SOP
- Aturan Main yang Jelas, Perusahaan memiliki acuan operasional yang baku.
- Menggunakan Dokumen yang sudah Standard, memudahkan setiap karyawan untuk mengingatnya.
- Mencerminkan Perusahaan rapi dalam administrasi, efeknya dapat mengangkat image dari perusahaan.
- Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO (International Organization for Standarization)
ISI MANUAL SOP
- Persetujuan, Persetujuan disini dapat disesuaikan dengan kondisi setiap Perusahaan.
- Tujuan, harus jelas SOP dipersiapkan untuk kepentingan apa.
- Definisi, SOP dasarnya bersifat umum bagi semua orang, maka definisi yang jelas menjadi hal penting yang perlu distandarisasi.
- Kebijakan, Aturan main yang jelas juga perlu disiapkan untuk kelancaran pelaksanaan SOP tersebut.
- Penjelasan Prosedur, maksud penjelasan disini dapat dituangkan dalam beberapa macam bentuk, antara lain bentuk chart atau gambar, narasi, petunjuk pelaksanaan (intruksi kerja sederhana).
- Lampiran, dapat juga diberikan lampiran yang berisi semua hal yang berhubungan dengan SOP tersebut
- Simbol Dalam SOP, simbol umum yang digunakan dalam SOP umumnya untuk membantu memberikan penjelasan sebuah prosedur (menggambarkan proses suatu kegiatan yang dilaksanakan) yang dituangkan dalam bentuk Flowchart atau gambar.
IMPLEMENTASI SOP
- Sebuah SOP yang sudah mendapat persetujuan harus segera dilakukan implementasi. Caranya dengan memberikan arahan kepada pelaksana bagaimana mengimplementasikan system tersebut.
- Pelaksaan implementasi ini perlu didampingi oleh Team pembuat SOP
REVIEW SOP
- Sebuah SOP baru yang sudah dilakukan proses implementasi perlu dilakukan review atas SOP tersebut minimal 1 (satu) tahun atau pun kurang setelah SOP tersebut diimplementasikan.
- Melakukan Review penting sekali mengingat system yang baru dicoba terkadang timbul permasalahan baru yang tidak kita prediksi sebelumnya dan harus dengan cepat pula Kita selesaikan agar tidak menggangu operasional perusahaan.
- Selanjutnya review dapat dilakukan berkala sesuai kebutuhan perusahaan.
SUKSES PENERAPAN SOP
Kesuksesan Perusahaan dalam mengaplikasian SOP dipengaruhi oleh beberapa aspek, diantaranya :
- Support Semua Departemen, Karena SOP umumnya banyak aktivitas yang listas Departemen, maka setiap Kepala Departemen harus men-support penerapan SOP di Departemennya masing-masing.
- Komitment Pimpinan Perusahaan, komitment para Pimpinan Perusahaan untuk tetap menjaga kelangsungan SOP akan menjadi kunci utama keberhasilan penerapannya. SOP dibuat untuk dijalankan bersama dan tidak boleh ada perlakukan spesial kepada karyawan tertentu untuk tidak menjalankannya.
