PETUNJUK CARA PENILAIAN KINERJA

Mengapa perlu dibuat petunjuk Penilaian

Pada artikel Penilain Kinerja telah di jelaskan mengenai  pengertian Penilaian kinerja (Performance Appraisal) yang merupakan fungsi kunci untuk melaksanakan manajemen sumberdaya manusia secara efektif. Sedangkan sistem pendukung penilaian kinerja yang mengacu pada kualitas ditandai dengan melakukan evaluasi sistem penilaian dan menyerahkan tanggung-jawab penilaian kepada manajer. Agar penilaian kinerja menjadi efektif, maka individu- individu yang terlibat dalam organisasi atau perusahaan diharuskan memiliki cara pandang atau persepsi yang sama atas tujuan dari penilaian kerja yang dilakukan..

Setiap interaksi antara atasan dan bawahan maka akan muncul  berbagai asumsi dan harapan lain. Ketika atasan dan bawahan membentuk serangkaian asumsi dan harapan mereka sendiri yang sering agak berbeda, perbedaan-perbedaan ini yang akhirnya berpengaruh pada tingkat kinerja. untuk memdapatkan persepsi yang sama diantara para manager atau supervisor terutama dalam penilaian kinerja individu para staf yang ada dibawahnya maka saya mencoba untuk menguraikan secara garis besar komponen-komponen yang menjadi obyek penilaian Individu berdasarkan Target kinerja, Kopetensi Perilaku dan Kompetensi Managerial yang mungkin dapat bermanfaat terutama bagi saya sendiri serta bagi pembaca yang mencari dan ingin melakukan penilaian kinerja.

Penilaian Kinerja Bertolak Ukur  Target Kinerja

Panduan Penentuan yang Penilaian Kinerja Bertolak Ukur  Target Kinerja :

1. Kriteria penilaian harus sudah ditetapkan pada awal periode penilaian, disepakati bersama dengan Atasan langsung  (pejabat penilai)
2. Target Kinerja merupakan kondisi yang terukur (target kuantitatif). Misal : menggunakan satuan jumlah, persentase, waktu
3. Gunakan prinsip SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound) dalam penetapan target
4. Setiap perspektif dapat terdiri dari  lebih dari satu target
5. Target Kinerja dapat diklasifikasikan ke dalam empat kelompok perspektif sebagai berikut :

• Perspektif Finansial:

1. Target kinerja finansial yang harus kita capai yang akan merefleksikan  tingkat kesehatan finansial dan pertumbuhan  perusahaan  jangka panjang.
2. Inisiatif yang berhubungan dengan Perspektif  Finansial, a.l implementasi inisiatif-inisiatif yang berhubungan dengan program penghematan biaya, pengendalian anggaran, pertumbuhan penjualan, peningkatan efisiensi produksi
3. Pertimbangkan target kinerja yang telah ditetapkan antara lain : % revenue growth, net income, % asset growth,  cost reduction,  budget management, dan sebagainya.

• Perspektif Pelanggan:

1. Kontribusi yang dapat kita berikan agar pangsa pasar kita membesar melalui pertumbuhan pelanggan yang progresif dan tingkat loyalitas pelanggan yang tinggi.
2. Perspektif Pelanggan dapat dilihat dari a.l aktivitas-aktivitas yang dapat meningkatkan kepemimpinan produk (product leadership); kedekatan dengan pelanggan (customer intimacy)
3. Pelanggan disini mencakup pelanggan internal dan eksternal
4. Pertimbangkan target kinerja kepada pelanggan seperti: product atau service price, quality, delivery time; customer relationship yang meliputi customer satisfaction, customer complaints, customer retention serta brand image.

• Perspektif Proses Kerja/Proses Bisnis:

1. Bagaimana kita bisa menjalankan proses produksi, distribusi, dan proses terkait lainya dengan efektif dan efisien sehingga menghasilkan produk dengan kualitas terbaik, kuantitas yang sesuai dan waktu yang tepat dengan permintaan pelangan.
2. Perspektif Proses Kerja/Proses Bisnis dapat dilihat dari aktivitas-aktivitas yang bertujuan a.l  untuk meningkatkan standar kualitas produk, efisiensi, kecepatan pelayanan, kepatuhan terhadap regulasi / tata-tertib aturan yang berlaku.
3. Pertimbangkan target kinerja pada proses kerja antara lain : tingkat  produktivitas, inventory turn-over, delivery lead-time, dan lain-lain.

• Perspektif Pembelajaran & Pertumbuhan:

1. Kontribusi yang dapat kita berikan agar pertumbuhan jangka panjang dapat berlangsung secara berkesinambungan. Kinerja pada aspek ini sangat bertumpu pada kemampuan sumber daya manusia, dukungan teknologi informasi, dan proses pengelolaan pengetahuan (knowledge management).
2. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan dapat dilihat dari aktivitas-aktivitas yang dapat meningkatkan kompetensi perusahaan, lingkungan dan budaya kerja yang menunjang setiap individu untuk berkinerja tinggi.
3. Pertimbangkan target kinerja dalam perspektif pembelajaran antara lain keikutsertaan staf dalam program-program peningkatan ketrampilan dan pengetahuan seperti pelatihan dan pengembangan, efektivitas pendayagunaan kompetensi,  ketersediaan panduan kebijakan maupun prosedur, tingkat keandalan teknologi informasi dan  lain-lain.

Penilaian Kinerja Bertolak Ukur Kompetensi Perilaku

Dibawah ini adalah perilaku-perilaku inti (Core Value) yang umum dicanangkan sebagai nilai-nilai perusahaan sebagai inplementasi dari Philosophy Kerja

• Integritas dan Moralitas (Integrity and Morality) 

Berfikir dan bertindak jujur dan disiplin serta dapat diandalkan untuk kepentingan Perusahaan, demi kelangsungan kegiatan usaha yg memenuhi aturan dan standar etika serta norma-norma yg berlaku. Integritas dan moralitas ini menyangkut perilaku antara lain :

1. Perilaku, sopan santun yaitu bagaimana bersikap terhadap atasan, teman sekerja maupun terhadap bawahannya, bagaimana cara menjawab pertanyaan yang diajukan terhadapnya asal menjawab atau menjawab dengan baik disertai dengan argumentasi yang jelas, menerima perintah kerja dari atasan dengan penuh semangat atau adalah tidak mau diperintah akan tetapi justru maunya memerintah terutama dengan teman sekerja, berinisiatif atau selalu mengelak jika ada pekerjaan, sering bertingkah laku yang tidak pada tempanya terutama pada jam kerja. Tidak menggunakan kesempatan untuk diri sendiri, mematuhi aturan perusahaan.
2. Kejujuran : Tidak berbohong, mau mengakui atas segala kesalahannya (bukan menuduh orang lain) atau sebaliknya.
3. Kesetiaan : Tidak suka mempengaruhi teman kerja untuk melakukan hal yang negatif pada perusahaan, menghargai barang-barang milik perusahaan, rela mengorbankan waktu dan tenaga untuk hasil pekerjaan yang lebih baik.
4. Tanggungjawab Pekerjaan dan Peralatan : Jika menerima tanggung jawab harus tuntas. Jangan mengatakan “SANGGUP” jika tidak bisa melaksanakannya. Hasil dari pekerjaannya dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan instruksi atasan. Memanfaatkan waktu sebaik-baiknya untuk bekerja. Memeriksa keadaan alat saat digunakan, memahami cara menggunakannya, dan cara merawatnya.

• Kreativitas dan Inovasi (Creative and Innovative) 

Merupakan perilaku yg berorientasi pada upaya mencari dan mewujudkan gagasan dan temuan-temuan baru yang menghasilkan nilai tambah bagi Perusahaan. Memiliki Inisiatif, Tidak menunggu perintah, sering mengajukan suatu gagasan/ide khususnya yang berkaitan dengan pekerjaan terutama pada saat tertentu, mampu berkomunikasi dengan baik.

• Kontribusi (Contribute)

Memberikan kontribusi positif (manfaat) dengan selalu menunjukan minat dan upaya yang sungguh-sungguh dalam mencari solusi terbaik untuk kepentingan Perusahaan,menjadikan Perusahaan maju dengan berusaha mencegah timbul dan terjadinya hal-hal yang merugikan Perusahaan.

• Mutual Respect & Secure 

Saling menghormati diartikan sebagai sikap dan prilaku yang menghargai orang lain dengan segala kelebihan dan kekurangannya,serta menjaga untuk tidak melakukan hal2 yang tidak sesuai dengan nilai-nilai yang diyakininya,sehingga tercipta suasana kerja yang harmonis aman dan nyaman. Kerjasama untuk merumuskan tujuan bersama dan berbagai tugas untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan serta saling menghargai dan masukan akan dapat meningkatkan kinerja tim. Seseorang yang tidak dapat bekerjasama dengan rekan sekerjanya, mendapatkan nilai yang terburuk meskipun keterampilan  individunya tinggi.

• Nurture & Motivate

Memberikan bimbingan dan pembinaan serta mendorong orang-orang disekitar kita untuk dapat tumbuh, berkembang dan maju seiring dengan kemajuan Perusahaan.

• Communicate & Connect

Dapat berkomunikasi dan berinteraksi/kerjasama dalam bentuk koordinasi dan komunikasi itu sendiri secara baik dengan setiap orang dilingkungan Perusahaan dan masyarakat sekitar dimana kegiatan Perusahaan dilaksaakan.

• Avoid Pollution

Dengan bersungguh-sungguh berusaha mencegah terjadinya PENCEMARAN baik Udara,Tanah maupun AIR.

• Sustainability 

Memelihara kelestarian ALAM dalam lingkungan atau disekitar kegiatan operasional Perusahaan.

• Improvement 

Melakukan perbaikan terus menerus dengan tidak pernah merasa puas diri pada kondisi lingkungan hidup disekitarnya. Serta berkeinginan untuk selalu meningkatkan Prestasi berupa hasil pekerjaannya selalu memuaskan dan sesuai dengan standard mutu atau bahkan diatas standard mutu yang ditetapkan. Dilakukan secara hati-hati tidak ceroboh, tidak sembrono atau gegabah, teliti, cepat tanggap, menghasilkan pekerjaan maksimal dengan menggunakan waktu dan peralatan yang efisien.

Penilaian Kinerja Bertolak Ukur  Kompetensi Managerial

Adalah penting dimilikinya kompetensi manajerial yang memadai untuk memastikan pengelolaan pekerjaan dan tim dilaksanakan secara efektif. Anda sebagai Staf yang dinilai dan Atasan yang menilai, berikan penilaian Anda sejauh mana tingkat kompetensi manajerial yang dimiliki saat ini. Diskusikan dan sepakati bersama hasil penilaian akhir. Hal-hal yang dinilai dalam penilaian ini adalah :

• Planning and Organizing

1. Kemampuan  menyusun target dan mengembangkan rencana kerja dengan menyusun pekerjaan secara sistematis dan memecahkan masalah dengan baik untuk memenuhi tujuan organisasi.
2. Kemampuan menggunakan waktu secara efektif dan menghindari hal-hal tidak relevan yang dapat menganggu penyelesaian pekerjaan antara lain menyusun pekerjaan secara terjadwal dengan baik,
3. Kemampuan menetapkan prioritas tindakan bagi diri sendiri dan orang lain
4. Kemampuan menetapkan tindakan/alokasi secara sistematik dengan mempertimbangkan sumber daya yang ada berdasarkan hasil perencanaan

• Monitoring and Controlling

1. Kemampuan untuk melakukan pengawasan terhadap proses  dan hasil kerja secara  sistematik dan terus-menerus, termasuk membandingkan hasil dan rencana untuk memastikan kerja dapat berjalan dengan efektif.
2. Kemampuan untuk mengajukan tindakan perbaikan yang efektif dan efisien

• Decision Making solving Problem

1. Kemampuan untuk mengidentifikasi dan memahami sumber penyebab masalah dan hubungan berbagai factor maslah berdasarkan data dan informasi
2. Kemampuan untuk mendapatkan data dan mengamankan informasi yang relevan
3. Kemampuan untuk merumuskan dan mengembangkan alternative solusi (tindakan-tindakan alternative) yang relevan dan Aplicable
4. Kemampuan untuk mengajukan/membuat keputusan berdasarkan logika, sistematika dan pertimbangan yang menyeluruh
5. Mengikutsertakan pihak lain dalam proses pengambilan keputusan agar mendapatkan informasi yang tepat dan optimal serta keputusan yang paling tepat; dan mendapatkan dukungan dan pengertian terhadap keputusan yang diambil.

Related articles